Privacyverklaring

week1 is een online programma voor personeelsplanning, aangeboden door Mijn Mooie Leven, gevestigd te Albertina Agnesstraat 202, 1814 MD Alkmaar, ingeschreven bij de KvK onder nummer 78510473. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens week1 verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt.

Onze rol

Voor de gegevens die een organisatie in week1 invoert over haar medewerkers (zoals roosters, verlof en verzuim) is de organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en is Mijn Mooie Leven verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Voor accountgegevens van gebruikers en voor facturatie is Mijn Mooie Leven zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en inlogmomenten.
• Organisatiegegevens: naam, logo, instellingen en abonnement.
• Roostergegevens over medewerkers: naam, kleur, geboortedatum (optioneel), ingeplande diensten, verlof, verzuim, thuiswerkdagen, uren volgens overeenkomst en notities.
• Verzuim wordt alleen als afwezigheid geregistreerd; week1 vraagt niet naar de medische reden. Beheerders kunnen de reden van afwezigheid voor collega's maskeren.
• Betaalgegevens: worden verwerkt door Stripe; week1 slaat geen kaartgegevens op.
• Beschikbaarheid: wanneer een medewerker wel of niet kan werken, met een optionele toelichting die de medewerker zelf invult.
• Invalverzoeken: welke dienst open staat, welke collega's gevraagd zijn en hun antwoord. De reden waarom iemand uitvalt wordt niet gedeeld.
• Bestanden die je bij het importeren van een oud rooster zelf naar week1 stuurt om mee te laten kijken.
• Technische gegevens: foutmeldingen en beveiligingslogboeken (bijvoorbeeld een wijzigingslog van het rooster) en tellers van het gebruik van de assistent (hoeveel vragen, niet wat er gevraagd is).

De assistent (AI)

week1 heeft een assistent die vragen over het rooster beantwoordt, het rooster van een week samenvat en een oud rooster kan inlezen. Daarvoor gebruiken we Claude van Anthropic. Voordat je de assistent voor het eerst gebruikt, vragen we je akkoord.

• Namen van medewerkers gaan niet mee: week1 vervangt ze door codes zoals [M1] en zet ze pas in jouw browser weer om naar namen.
• Redenen van verlof of verzuim, notities, e-mailadressen, personeelsnummers en saldo's gaan niet mee. Per vraag sturen we alleen de roostergegevens die nodig zijn, zoals functies, afdelingen, werksoorten, shifts en tijden.
• Een foto of PDF van een oud rooster gaat alleen mee als je daar apart toestemming voor geeft. Bij een Excel- of CSV-bestand vervangt week1 namen en andere tekst eerst door codes.
• Anthropic gebruikt deze gegevens niet om AI-modellen te trainen. week1 bewaart je vragen niet, alleen hoeveel er gesteld zijn (voor het tegoed).
• De assistent doet voorstellen; het rooster verandert pas als jij op de knop klikt.

Waarvoor

• Het leveren van week1: roosters maken, delen en bijhouden (uitvoering van de overeenkomst).
• Service-e-mails, zoals uitnodigingen, meldingen over aanvragen en herinneringen om van start te gaan (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang).
• Facturatie (wettelijke verplichting).
• Beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie (gerechtvaardigd belang).

Met wie we gegevens delen

We gebruiken de volgende dienstverleners (subverwerkers):

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag (servers in West-Europa).
• Vercel: hosting van de applicatie (EU, Dublin).
• Resend: versturen van e-mail.
• Stripe: betalingen en facturen.
• Anthropic: de assistent (AI), alleen voor de gegevens die hierboven onder “De assistent” staan. Anthropic verwerkt deze in de Verenigde Staten; de doorgifte is geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Google: alleen als je kiest voor inloggen met Google.

We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor advertenties.

Bewaartermijnen

Gegevens blijven bewaard zolang de organisatie een account heeft. Verwijdert een organisatie zichzelf, dan worden alle organisatie- en roostergegevens direct verwijderd, net als accounts die alleen bij die organisatie hoorden. Back-ups worden maximaal 30 dagen bewaard. Bestanden die je bij het importeren laat meekijken, verwijderen we na 30 dagen. Facturen bewaren we 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS), toegang is per organisatie en per rooster afgeschermd, en wijzigingen aan roosters worden gelogd.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Ben je medewerker van een organisatie die week1 gebruikt, neem dan eerst contact op met die organisatie; zij beheert je roostergegevens. Voor vragen of verzoeken kun je mailen naar info@week1.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.