Personeelsplanning software: waar let je op?

Wat is personeelsplanning software?

Personeelsplanning software is een programma waarmee je diensten voor je medewerkers inplant. Je ziet wie wanneer werkt, of er op elk moment genoeg mensen staan en wie er afwezig is. Je team ziet het rooster op de telefoon of de computer, zonder dat jij een PDF hoeft rond te sturen.

Je komt het onder veel namen tegen: roosterprogramma, rooster software, roosterplanner, planningssoftware, werkrooster app of dienstrooster app. Het gaat meestal om hetzelfde: het werkrooster uit Excel of van het whiteboard halen.

Planning, urenregistratie en workforce management

Drie begrippen die vaak door elkaar lopen:

Voor een klein of middelgroot team begin je bijna altijd met de planning. Uren, verlof en de export naar de salarisadministratie komen erbij als je daar tijd aan kwijt bent.

Wanneer is Excel niet meer genoeg?

• !Meer dan één persoon past het rooster aan en je weet niet meer welke versie klopt.
• !Beschikbaarheid, verlof en ziekmeldingen staan in een ander bestand, in WhatsApp of in je hoofd.
• !Medewerkers vragen steeds wanneer ze moeten werken, of werken op de verkeerde tijd.
• !Je ziet pas op de dag zelf dat er te weinig mensen staan.
• !Aan het eind van de maand tel je de uren met de hand op voor de salarisadministratie.

Nog niet zover? Lees hoe je een rooster in Excel maakt, met een gratis sjabloon.

Checklist: 12 punten om op te letten

Gebruik deze punten om programma's naast elkaar te leggen. Bij elk punt staat hoe week1 het doet, en of dat in het gratis abonnement zit.

1. Snel plannen en aanpassen

   Je past het rooster vaker aan dan je hem maakt. Kijk hoeveel klikken een dienst verschuiven, kopiëren of een week doorzetten kost.

   In week1: Diensten slepen in het weekrooster, vaste shifts met één klik neerzetten en een hele week kopiëren. gratis

2. Bezetting en onderbezetting

   Een rooster is pas goed als er op elk moment genoeg mensen staan, per taak of afdeling.

   In week1: Stel per dienstsoort in hoeveel mensen er moeten staan. week1 laat rood zien waar je te kort komt. gratis

3. Beschikbaarheid

   Zonder overzicht van wie wanneer kan, bel je de halve week rond.

   In week1: De planner ziet beschikbaarheid tijdens het plannen. Medewerkers geven hem zelf door met Plus of Pro. gratis

4. Een app voor je medewerkers

   Het rooster moet bij je team aankomen zonder dat je PDF's rondstuurt. Let op hoeveel mensen mogen inloggen.

   In week1: MijnRooster en de app: 5 medewerkers gratis, met Plus tot 20 en met Pro tot 50. gratis

5. Ruilen en invallen

   Bij uitval wil je snel zien wie kan, en het liefst iemand die nog uren over heeft.

   In week1: Invaller zoeken toont wie beschikbaar is en hoeveel uren iemand nog heeft. Een invalverzoek naar de telefoon van je team kan met Plus of Pro. gratis

6. Verlof en ziekte

   Verlof dat los van het rooster wordt bijgehouden, botst vroeg of laat met de planning.

   In week1: Verlof en ziekte teken je gratis in het rooster. Aanvragen goedkeuren, verlofsaldo en ziekteregistratie zitten in Pro. Pro

7. Uren en overeenkomsten

   Je wilt zien of iemand boven of onder de uren van zijn overeenkomst zit, voordat de maand voorbij is.

   In week1: Uren volgens de overeenkomst naast de ingeplande uren, per week en per maand. Pro

8. In- en uitklokken

   Plannen gaat over diensten die nog komen; klokken legt vast wat er echt gewerkt is.

   In week1: Inklokken met een QR-code op een scherm in de zaak of met een pincode, met afrondregels en een overzicht van wie te laat is. Plus

9. Export naar de salarisadministratie

   Uren overtypen is foutgevoelig. Kijk of de export past bij wat je salarisverwerker vraagt.

   In week1: Urenexport per periode met toeslaguren (avond, nacht, weekend, feestdag), als Excel of CSV, met voorbeelden voor Nmbrs en Loket. Pro

10. Meerdere locaties of afdelingen

    Werkt iemand op twee plekken, dan wil je één persoon met één verlofsaldo, niet twee losse.

    In week1: Afdelingen binnen een rooster (gratis tot 10), meerdere roosters per organisatie met Pro. gratis

11. Privacy

    Een rooster bevat persoonsgegevens, en een ziekmelding gezondheidsgegevens. Vraag wat er met die gegevens gebeurt.

    In week1: Per rooster stel je in of collega's de reden van afwezigheid zien en of namen zichtbaar zijn. gratis

12. Overstappen en uitproberen

    Een proefperiode van 14 dagen is kort voor iets waar je elke week mee werkt.

    In week1: Basis blijft gratis zonder tijdslimiet. Je huidige rooster lees je in uit Excel, een PDF of een foto. gratis

Prijsmodellen: waar je op let

Let ook op: zijn de prijzen inclusief of exclusief btw, is er een minimum aantal gebruikers, en kost een module zoals verlof of klokken apart? week1 rekent per organisatie: Basis is gratis voor onbeperkt medewerkers, Plus kost 15 euro per maand en Pro 39 euro per maand, excl. btw.

Waar het per branche om draait

• ✓Horeca: weekend- en avonddiensten, seizoenspieken en snel een invaller bij ziekte. Let op bezetting per afdeling, zoals keuken en bediening.
• ✓Winkels: koopavonden, zaterdagen en veel parttimers en oproepkrachten. Beschikbaarheid doorgeven en ruilen scheelt het meeste werk.
• ✓Zorgpraktijken: vaste spreekuren, behandelkamers en assistentes die op meer plekken werken. Een rooster per kamer of stoel helpt.
• ✓Thuiszorg: vroege en late diensten, uren volgens de overeenkomst en ziekte dat snel opgevangen moet worden.
• ✓Kinderopvang: genoeg pedagogisch medewerkers per groep op elk moment van de dag. Bezettingsnormen per groep laten zien waar je te kort komt.
• ✓Schoonmaak: diensten op locatie, vroeg of laat, en medewerkers die op meerdere objecten werken.

Zo kies je in 5 stappen

Veelgestelde vragen

Meer over roosteren