Gids · bijgewerkt op 20 oktober 2026
Een rooster maken in Excel
Stap voor stap een werkrooster of personeelsrooster in Excel, met de formules voor uren, nachtdiensten en bezetting. Of download meteen het gratis sjabloon.
Zo maak je het rooster, stap voor stap
Zet de week bovenaan
Typ in cel B2 de datum van de maandag. Laat de kop van elke dag daarvan afhangen, dan hoef je volgende week alleen B2 aan te passen.
="Dinsdag "&TEKST($B$2+1;"d-m")Eén regel per medewerker, vier kolommen per dag
Zet de namen in kolom A en de uren volgens de overeenkomst in kolom B. Geef elke dag de kolommen Begin, Eind, Pauze (in minuten) en Uren. Zo blijft het rekenwerk simpel en kun je per dag zien wie er werkt.
Tijden als tijd, niet als tekst
Typ 9:00 en 17:30, niet "9 uur" of "9.00". Geef de kolommen de opmaak uu:mm (Celeigenschappen, Tijd). Alleen dan kan Excel ermee rekenen.
Uren per dag uitrekenen
Excel bewaart een tijd als deel van een dag, dus keer 24 geeft uren. REST zorgt dat een nachtdienst van 22:00 tot 6:00 ook klopt; de pauze trek je eraf.
=ALS(EN(D6<>"";E6<>"");REST(E6-D6;1)*24-F6/60;"")In een Engelse Excel: =IF(AND(D6<>"",E6<>""),MOD(E6-D6,1)*24-F6/60,"")
Uren per week en het verschil met de overeenkomst
Tel de urenkolommen van de week op en trek de uren volgens de overeenkomst eraf. Met voorwaardelijke opmaak kleur je een tekort rood.
=SOM(G6;K6;O6;S6;W6;AA6;AE6)-B6Bezetting per dag
Onder de medewerkers tel je per dag hoeveel mensen er een begintijd hebben. Zo zie je in één oogopslag op welke dag je te weinig mensen hebt.
=AANTAL(D6:D25)Vastzetten, afdrukken en kopiëren
Zet de namen en de kop vast (Beeld, Titels blokkeren), kies Liggend bij het afdrukken en laat het op één pagina breed passen. Voor de volgende week kopieer je het tabblad.
Handige extra's
Kleur per functie
Geef bijvoorbeeld keuken en bediening elk een eigen kleur met voorwaardelijke opmaak op kolom C.
Lijst met diensten
Zet vaste diensten (vroeg, laat, nacht) op een tweede tabblad en kies ze met Gegevensvalidatie in plaats van tijden te typen.
Maandoverzicht
Zet de weektabbladen naast elkaar en tel per medewerker de uren van de maand op met een SOM over de tabbladen.
Waar Excel ophoudt
Voor een klein team met vaste diensten is Excel prima. Het wordt lastig zodra meer mensen het rooster gebruiken:
- !Twee mensen passen het bestand aan en je weet niet meer welke versie klopt.
- !Medewerkers krijgen het rooster als bijlage of foto en kijken naar een oude versie.
- !Beschikbaarheid, verlof en ziekmeldingen staan ergens anders, dus je ziet botsingen pas op de dag zelf.
- !Een formule raakt kwijt bij het kopiëren, en de uren kloppen ineens niet meer.
- !Diensten ruilen of een invaller zoeken gaat via WhatsApp en bellen.
Herken je dit? Lees waar je op let bij personeelsplanning software.
Van Excel naar week1
Lees je Excel-rooster in
Upload je bestand (of een PDF of foto). week1 herkent de namen en diensten; jij controleert alles voordat het in het rooster komt.
Plan verder door te tekenen
Sleep diensten in het weekrooster, zet vaste shifts met één klik neer en kopieer een goede week door. Uren en bezetting rekent week1 zelf uit.
Je team ziet het in de app
Geen bijlagen meer: medewerkers zien hun eigen diensten in MijnRooster en de app, altijd de nieuwste versie.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een rooster in Excel?
Maak per medewerker een regel en per dag de kolommen begin, eind, pauze en uren. Reken de uren uit met =REST(eind-begin;1)*24-pauze/60, tel ze per week op en vergelijk ze met de uren volgens de overeenkomst. Je kunt ook het gratis sjabloon op deze pagina downloaden.
Hoe reken ik in Excel een nachtdienst over middernacht uit?
Gebruik REST: =REST(eindtijd-begintijd;1)*24. Zonder REST geeft 22:00 tot 6:00 een negatieve tijd; met REST krijg je gewoon 8 uur.
Waarom rekent Excel niet met mijn tijden?
Meestal staan de tijden als tekst in de cel, bijvoorbeeld "9.00" of "9 uur". Typ ze als 9:00 en geef de kolom de opmaak uu:mm. Een tijd die links in de cel staat, is vaak tekst.
Is het Excel-sjabloon echt gratis?
Ja. Je downloadt het zonder account of e-mailadres en mag het aanpassen zoals je wilt.
Kan ik mijn Excel-rooster later overzetten naar een roosterprogramma?
Ja. In week1 lees je je Excel-, CSV- of PDF-rooster in, of een foto ervan. Je controleert alles voordat het in het rooster komt. Basis is gratis voor onbeperkt medewerkers, en 5 medewerkers zien hun eigen diensten in de app.
Klaar met formules kopiëren?
Basis is gratis voor onbeperkt medewerkers, zonder tijdslimiet en zonder creditcard.
Begin gratis →